Schulfest und Kita-Fest planen: Einladungen, Mitbringlisten und Helferplätze
Das Veranstaltungsmodul im Elternrat Helper verbindet Terminplanung, Gastanmeldungen und Mitbringlisten. Ihr könnt einen Infoabend, einen Ausflug oder ein Fest anlegen und Eltern über einen Veranstaltungslink beteiligen. Für Gäste ist kein Benutzerkonto erforderlich. Hier erfahrt ihr, wie die Planung aufgebaut ist, wie Personenzahl und Mitbringmenge zusammenpassen und welche Informationen Eltern vor ihrer Anmeldung tatsächlich erhalten.
Welche Veranstaltungen könnt ihr organisieren?
Eine Veranstaltung kann ein Elternabend, eine Informationsveranstaltung, ein Fest, ein Ausflug oder ein sonstiger Termin sein. Ihr erfasst eine Bezeichnung, den Beginn, bei Bedarf ein Ende sowie Ort und Beschreibung. Ohne Endangabe endet der Termin am selben Tag um 23:59 Uhr. Für eine Veranstaltung mit begrenzten Plätzen könnt ihr eine maximale Teilnehmerzahl festlegen; der Wert null steht für eine unbegrenzte Teilnehmerzahl innerhalb dieser Einstellung. Der gespeicherte Termin erscheint im Gruppenkalender und lässt sich von dort wieder öffnen. So bleibt die Veranstaltung der gemeinsame Bezugspunkt für eure weitere Planung und muss nicht zusätzlich als unabhängiger Kalendereintrag angelegt werden.
Mitbringbeiträge und Helferschichten vorbereiten
Unter einer Veranstaltung könnt ihr Beiträge und Helferplätze mit einer benötigten Menge anlegen. Das kann eine Anzahl Wasserflaschen, eine Kuchenspende oder eine klar bezeichnete Schicht am Verkaufsstand sein. Die Bezeichnung sollte bereits erklären, was die Eltern übernehmen: „Aufbau am Freitag von 14 bis 15 Uhr“ ist eindeutiger als „Aufbau“. Die Menge bezeichnet die verfügbaren Einheiten dieses Beitrags und ist von der Personenzahl einer Anmeldung getrennt. Bei einer Kuchenspende kann eine Einheit einen Kuchen bedeuten, bei einer Schicht einen Helferplatz. Legt diese Bedeutung im Namen oder in der Veranstaltungsbeschreibung fest. Die App zählt die vergebenen Einheiten; eure Formulierung erklärt, was diese Einheiten im Alltag darstellen.
Wie melden sich Eltern ohne Konto an?
Ein berechtigtes Organisationsmitglied erstellt einen Einladungs- beziehungsweise Mitbringlink. Über diesen Link öffnet sich die öffentliche Seite der einzelnen Veranstaltung. Eltern sehen Titel, Zeit, Ort, Beschreibung und die angebotenen Beiträge. Für ihre Anmeldung geben sie Name, E-Mail-Adresse und Personenzahl an. Optional wählen sie zusätzlich einen Mitbringbeitrag oder eine Helferschicht aus und tragen die gewünschte Menge ein. Eine Familie kann somit beispielsweise drei Personen anmelden und gleichzeitig zwei Wasserflaschen zusagen. Sie braucht dafür keine Registrierung im Elternrat Helper. Mit dem Absenden werden die Angaben an die Organisierenden übermittelt. Andere Gäste sehen über die öffentliche Seite keine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen der angemeldeten Familien.
Personenzahl und Mitbringmenge richtig verstehen
Die Personenzahl beantwortet, wie viele Menschen zur Veranstaltung kommen. Die Mitbringmenge beantwortet, wie viele Einheiten eines ausgewählten Beitrags übernommen werden. Beide Werte werden in einem gemeinsamen Eintrag gespeichert und getrennt gegen die jeweiligen Kapazitäten geprüft. Ein Mitbringbeitrag umgeht deshalb keine begrenzte Teilnehmerzahl. Wenn nur noch zwei Teilnehmerplätze frei sind, kann sich eine Familie mit drei Personen nicht allein deshalb anmelden, weil sie zusätzlich einen Kuchen mitbringen möchte. Ebenso können zwei angemeldete Personen nicht mehr Beiträge zusagen, als im gewählten Mitbringangebot noch verfügbar sind. Die aktuelle Oberfläche unterstützt pro Eintrag einen ausgewählten Mitbringbeitrag oder eine Helferschicht. Plant zusätzliche Beiträge entsprechend bewusst, damit Personen bei weiteren Anmeldungen nicht versehentlich doppelt gezählt werden.
Was können Eltern später selbst ändern?
Nach dem Speichern erhalten Gäste einen persönlichen Bearbeitungslink. Dieser Link gehört zu ihrem konkreten Eintrag und ermöglicht dessen Bearbeitung oder Löschung ohne Anmeldung. Eltern können darüber beispielsweise ihre Personenzahl oder eine Mitbringmenge anpassen, solange Änderungen für die Veranstaltung noch möglich sind. Bei einer Bearbeitung wird der eigene bisherige Eintrag bei der Kapazitätsprüfung berücksichtigt, damit die bereits reservierten Plätze nicht doppelt gezählt werden. Der persönliche Link sollte aufbewahrt und nur von den betroffenen Personen verwendet werden. Er ist etwas anderes als der allgemeine Veranstaltungslink. Ein Wechsel zwischen beiden Linkarten wird von der Gastseite erkannt, auch wenn sie nacheinander im selben Browser-Tab geöffnet werden.
Ein Beispiel: ein Herbstbasar mit Getränkestand
Euer Team legt einen Herbstbasar mit Beginn am Nachmittag und einem klaren Veranstaltungsort an. In der Beschreibung stehen Treffpunkt, Ablauf und der Hinweis, wo mitgebrachte Dinge abgegeben werden sollen. Danach entstehen Beiträge für Wasserflaschen, Kuchen und mehrere kurze Helferschichten. Über den Veranstaltungslink meldet sich eine Familie mit vier Personen an und übernimmt drei Flaschen Wasser. Eine andere Familie entscheidet sich für zwei Personen und einen Helferplatz. Die Organisierenden sehen beide Informationen zusammen in den Anmeldungen. Für die praktische Vorbereitung könnt ihr dadurch zwischen den erwarteten Gästen und den zugesagten Beiträgen unterscheiden. Aufgaben wie Einkauf oder Aufbaukoordination werden ergänzend im gemeinsamen Aufgabenbereich verteilt.
Einladungslinks erstellen und ersetzen
Der allgemeine Link zeigt nur die zugehörige Veranstaltung und ist deshalb für die Einladung der Eltern gedacht. Wenn bereits ein Link existiert und ihr einen neuen erstellt, wird der bisherige allgemeine Link ungültig. Die Oberfläche fordert dafür eine ausdrückliche Bestätigung an. Überlegt vor einem Wechsel, wo ihr den alten Link bereits verschickt oder veröffentlicht habt, und informiert die betroffenen Empfänger über den neuen Zugang. Persönliche Bearbeitungslinks bereits gespeicherter Einträge bleiben davon getrennt und ermöglichen weiterhin die Verwaltung des jeweiligen Eintrags. Ein allgemeiner Link ist kein interner Mitgliederzugang: Gäste erhalten dadurch keine Berechtigung für eure anderen Veranstaltungen, das Kassenbuch oder den gesamten Organisationsbereich.
Anmeldungen schließen und den Überblick behalten
Berechtigte Mitglieder können die Anmeldungen einer Veranstaltung schließen und wieder öffnen. Nach dem Veranstaltungsende oder bei geschlossener Anmeldung sind neue Anmeldungen und Änderungen nicht mehr möglich. Ein vorhandener persönlicher Eintrag kann über seinen Bearbeitungslink weiterhin gelöscht werden. Prüft vor dem Fest außerdem nicht nur die Anzahl zugesagter Beiträge, sondern die Verständlichkeit eurer Angaben. Ein System kann verfügbare Plätze zählen, aber keine unklare Absprache über Abgabezeiten auflösen. Stimmen Ort, Uhrzeit und benötigte Mengen, erleichtert die gemeinsame Liste die Vorbereitung erheblich. Für die Einladung per E-Mail steht zusätzlich der Kommunikationsbereich zur Verfügung; die Empfängerauswahl bleibt dabei eine bewusste Entscheidung des organisierenden Teams.
Häufige Fragen zu Festen und Mitbringlisten
Brauchen Gäste ein Benutzerkonto?
Nein. Der Veranstaltungslink ermöglicht eine Gastanmeldung. Auch der persönliche Bearbeitungslink funktioniert ohne Konto und bezieht sich nur auf den eigenen Eintrag.
Können Eltern gleichzeitig teilnehmen und etwas mitbringen?
Ja. Personenzahl und Menge des ausgewählten Mitbringbeitrags werden gemeinsam gespeichert. Beide Kapazitäten werden unabhängig voneinander berücksichtigt.
Können andere Gäste unsere E-Mail-Adressen sehen?
Die öffentliche Veranstaltungsseite zeigt keine Namen oder E-Mail-Adressen anderer Anmeldungen. Die entsprechenden Angaben sind für die berechtigten Organisierenden im Veranstaltungsbereich vorgesehen.
Das Modul selbst kennenlernen
Du möchtest mit eurer Gruppe starten? Erstelle ein Konto oder melde dich an. Für die interne Zusammenarbeit gelten die Rechte der jeweiligen Gruppe.
Redaktion: Elternrat Helper. Diese Vorstellung beschreibt den Funktionsumfang der Anwendung zum angegebenen Stand. Beispiele dienen der Veranschaulichung.